国家医药管理局


医药科学技术档案管理办法

1987年5月25日，国家医药管理局

第一章 总 则
第一条 为了认真贯彻执行国务院批准发布的《科学技术档案工作条例》，建立、健全医药科学技术档案（以下简称医药科技档案）工作，加强对医药科技档案的管理，充分发挥医药科技档案在社会主义现代化建议中的作用，特制定本办法。
第二条 医药科技档案是指国家机关企业、事业单位、团体和个人在从事医药科研、设计、生产、经营、基建、教学、情报、外事等工作中形成的具有归档保存价值的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。
第三条 医药科技档案是国家科技档案的一个重要组成部分，是国家的宝贵财富。医药科技档案的管理工作是一门专业性的技术管理工作，是生产管理、经营管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，各科研、设计、生产、经营、基建、教学、情报、外事等单位（以下简称各单位）。都应当把科技档案工作纳入有关管理工作之中，切实加强领导。
第四条 各单位都必须贯彻执行集中统一管理科技档案的原则，采取有效措施。集中统一管理本单位的科技档案，以维护科技档案的完整、准确、系统、安全及有效的开发利用。

第二章 机构和任务
第五章 国家医药管理局（简称国家医药局）在办公室下设档案处。国家医药局档案处是全国医药科技档案的业务主管部门。在业务上接受国家档案局的指导。其主要任务是：
（1）贯彻执行国家有关科技档案工作的各项方针、政策和法规，制定医药专业系统科技档案工作制度、办法、规范并指导、监督和检查各单位贯彻执行情况。
（2）对各省、自治区、直辖市（简称各省、区、市）医药管理局（总公司）及国家医药局各直属单位的科技档案工作进行经常地监督、指导和检查。
（3）总结和交流科技档案工作经验。
（4）组织培训科技档案干部提高业务素质。
（5）负责局机关科技档案的收集、整理和集中统一管理工作。
（6）根据工作需要，组织筹建医药科技档案馆。
第六条 各省、区、市医药管理局（总公司）应按照《科学技术档案工作条例》的规定设立档案管理机构，除负责局（总公司）科技档案的收集、整理和集中统一管理工作外，要加强对本系统和所属单位的科学技术档案工作的监督、指导和检查。
第七条 基层企事业单位，应根据本单位工作量大小，设立科技档案室（馆），由主管院（所）、厂长或总工程师分工领导，业务上接受上级及当地档案部门指导。各单位的科技档案部门是科技档案组织体系中最基层的业务机构，其基本任务是：
（1）贯彻执行国家有关档案工作的各项方针、政策、办法。制定本单位科技档案工作各项实施细则。
（2）集中统一管理本单位的科技档案。
（3）积极为科研、生产和基建等工作提供科技档案。
（4）督促、协助、指导本单位有关业务部门进行立卷归档工作。
（5）负责组织鉴定科技档案和剔除已失去保存价值的科技档案的处理工作。
（6）做好需要向上级医药科技档案管理部门移交科技档案的各项准备工作。
（7）凡有条件的应结合工作实际，开展科技档案的信息加工工作，编撰简介、文摘、汇编、手册及进行有关科技史料的编研工作。

第三章 医药科技档案的形成和归档
第八条 各单位必须建立和健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，并列入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围，要做到每项科研、生产、基建等活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档。
第九条 各单位在对每一科研、生产或设计工程项目进行评议、鉴定、贵重仪器设备开箱验收、基建工程竣工验收时，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料归案的项目，不能验收。
第十条 一个科研课题、生产产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落后，都必须将所形成的科技文件材料，按其自然形成规律，按归档具体要求加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由项目负责人审查签字后向档案部门归档。
第十一条 凡归档的科技文件材料，都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，宜用蓝黑墨水、碳素墨水书写，禁用铅笔书写，以利长期保存。
第十二条 需要归档的科技文件材料至少配套归档一份。重要项目的科技文件材料应复制二份至三份配套归档。
第十三条 科技档案的归档时间，以一项科研成果鉴定、产品正式投产、仪器设备正常运转、基建工程竣工验收后及时整理，随时归档。综合科技计划、报表以年度为单位，在年终汇总后归档。
第十四条 凡是几个单位共同协作完成的项目或工程，由主办单位归档保存一整套完整的科技档案。参加协作单位除保存本单位承担任务部分的档案正本外，应将复制本送主办单位保存。
第十五条 因故中断的研制任务，项目（课题）负责人必须将该项目的技术文件材料及时整理归档。
第十六条 医药科技文件材料包括以下内容：
（1）药政管理类、（2）药学教育类、（3）医药技术情报类、（4）医药科研类、（5）医药设计类、（6）药品生产类、（7）医疗设备器械生产类、（8）医药科技出版物类、（9）仪器设备类、（10）基本建设类。
各类具体科技文件材料的收集范围按《国家医药管理局科技文件材料归档范围及保管期限划定办法》（试行）的各条款执行。

第四章 医药科技档案的管理
第十七条 科技文件材料归档后要及时进行分类、编目、登帐、统计和必要的加工整理，编制检索工具和参考资料，为科研、生产、基建、教学等各项工作积极提供利用。《国家医药管理局科技档案分类法》是医药科技档案分类的依据，供本系统分类科技档案应用。
第十八条 科技档案的密级划定、升、降，由业务主管部门、鉴定小组根据有关规定确定和调整。密级分为：绝密、机密、秘密三种。科技档案部门必须建立保密制度，注意在不失密的情况下扩大利用范围。
第十九条 科技档案的保管期限分永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。各单位根据国家医药管理局科技档案保管期限表结合本单位具体情况制定本单位的科技档案具体保管期限。
第二十条 各单位的科技档案部门，要做好科技档案的鉴定工作，在总工程师或技术负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关业务的科技人员和科技档案人员组成鉴定小组。鉴定的方法为直接鉴定法。即直接对每一案卷档案的内容、完整情况等进行慎重地详细审查，对案卷的密别、保管期限进行严格的审核和调整。凡没有划定保管期限的，应确定其保管期限；对已失去保存价值的，应及时进行剔除处理；凡属需要销毁的，应提出销毁意见，并写出销毁报告、编造清册，经单位领导审定，并报上级主管机关备案。
第二十一条 销毁档案时，应与本单位的保密、保卫部门取得联系，并指定销毁地点和监销人，防止失密。
第二十二条 各单位应建立和健全对已归档的科技文件材料的补充修改制度，在得到业务负责人的审批后方可进行补充、修改。
第二十三条 管理科技档案必须有专用库房，库房内保持适当的温、湿度，并应有防火、防虫、防鼠、防晒等措施，搞好技术保护工作。档案部门应经常地对科技档案进行保管状况的检查。如发现问题除及时报告本单位的保密、保卫部门及单位领导外，应采取补救措施，以减少档案的损失。
第二十四条 各单位的科技档案部门应建立登记统计制度，对科技档案的接收、借阅、利用效果等方面进行登记和统计。
第二十五条 单位撤销或变动，以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用关系时，应将其档案收集齐全，妥善整理，经上级主管单位批准后，向接受单位办理交接手续。重要设备、仪器报废后，其档案仍由档案部门存查。
第二十六条 科技档案部门增添设备和用品的费用，按财政部和国家档案局的有关规定执行。

第五章 科技档案干部
第二十七条 各单位可根据工作量的大小，给科技档案部门配备一定数量且能胜任工作的专、兼职科技档案管理技术人员，并保持相对稳定，以保证工作的需要。
第二十八条 科技档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，认真执行国家的方针政策，热爱档案工作，刻苦钻研业务，扩充知识面，勇于开创新局面，不断总结经验，提高管理工作水平，积极为社会主义现代化建设服务。
第二十九条 各单位要经常对科技档案干部进行保守国家机密的教育，检查遵守保密制度的情况。
第三十条 科技档案干部的聘任（任命）、晋升、奖惩，按国家的有关规定执行。

第六章 附 则
第三十一条 各单位应参照本办法制定本单位的实施细则、报上级主管机关档案部门备案。
第三十二条 本办法自公布之日起施行。


山东省烟台市人民政府


烟台市著名人物档案管理办法

(2004-03-30)


第一章 总 则
第一条 为了弘扬烟台市著名人物为我市经济建设和社会发展做出的突出贡献，维护著名人物的历史地位，激励教育后人向先进模范人物学习，促进两个文明建设，依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《烟台市档案管理办法》的规定，烟台市档案馆决定成立“名人档案库”，专门收藏烟台市著名人物的档案资料。为加强和规范著名人物档案资料的收集、管理和利用，特制定本办法。
第二条 本办法所称著名人物（简称名人，下同）是指在某一学科、领域、行业做出过重大贡献，产生较大影响，并得到社会和历史认可的历代烟台籍或在烟台境内长期工作活动过的非烟台籍的著名人物。主要包括：
（一）担任过副地级以上党政领导职务或相应级别的领导人；
（二）被授予少将以上军衔或担任过副军职以上领导职务的军人；
获中央军委英模荣誉称号的英模人物，其他具有一定社会影响的著名军人；
（三）全国、全省劳模、“五一”劳动奖章获得者，具有重要影响和名望的企业家；
（四）担任中国科学院院士、中国工程院院士以及在某项科学技术领域有突出成就的专家、学者，国家或者最高科学技术奖获得者；
（五）在国内外有重要影响、成就突出的文学家、艺术家、教育家；
（六）奥运会、亚运会奖牌获得者，及其他重大国际国内体育比赛项目冠军、亚军及在国内外知名度较高的运动员、教练员；
（七）著名社会活动家，宗教界著名人士，著名民间艺（匠）人；
（八）长期在烟台工作活动过的著名华侨领袖，著名外籍华人；
（九）对国家和社会有突出贡献、在国内外有重要影响的其他著名人士。
第三条 本办法所指的名人档案是指名人在长期的工作、学习、生活中形成的，具有保存、利用价值的，不同载体的各种文字、声像材料和实物。
第四条 名人档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保名人档案的完整、安全与有效利用。
烟台市档案行政管理部门负责全市名人档案工作的规划、管理、监督和指导。

第二章 收 集
第五条 名人档案的收集原则：名人在工作、学习和生活中形成的，真实反映其一生经历和贡献的，具有查考、利用价值的各种载体的材料均应收集归档。
第六条 名人档案的收集内容：
（一）反映名人经历及其主要活动的传记、回忆录、履历表等；
（二）反映名人职务活动的文章、报告、演讲稿、工作日记等；
（三）反映名人成就的作品及研究成果；
（四）社会对名人研究、评价的资料；
（五）与名人有直接关系的各类证书、奖章、信函、谱牒、纪念品等；
（六）反映名人活动的照片、录像带、录音带、光盘等；
（七）名人口述的历史资料；
（八）名人收藏的图书、资料及其他具有历史和纪念意义的物品；
（九）其他有保存价值的档案资料。
第七条 名人档案的收集形式：
（一）依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《烟台市档案管理办法》及其他法规进行收集；
（二）有关单位依据国家规定向市档案馆移交名人档案；
（三）档案所有者向市档案馆捐赠、寄存或出售名人档案资料；
（四）对其他档案馆、有关部门保存的名人档案进行复制或交换；
（五）对散存在市内外的名人档案进行征购、复制或交换；
（六）市档案馆与档案所有者商定的其他收集方式。
第八条 市档案馆收集名人档案时应与移交单位或个人办理交接手续，填制清单一式两份，市档案馆与移交单位或个人各执一份。
第九条 单位、个人向市档案馆移交、捐赠名人档案时，市档案馆向移交、捐赠者颁发移交或捐赠证书。
第十条 向市档案馆寄存的名人档案，市档案馆与档案所有者或其代理人签订寄存协议，并颁发寄存证书。
第十一条 名人档案所有者向市档案馆出售名人档案，市档案馆要与出售人签订购买协议。

第三章 整理与鉴定
第十二条 名人档案的整理原则是：遵守名人档案形成的客观规律，保持文件材料之间的内在联系，真实反映名人工作、学习和生活的本来面貌，便于保管和利用。
第十三条 名人档案的整理办法：
（一）名人档案的整理应当分类清楚，组卷合理，排列有序，装订整齐；
（二）以名人划分全宗，全宗内采用问题?年代分类法；
（三）名人档案按类组卷。根据每类档案材料的多少，结合其形成时间组成一个或若干个案卷。组卷应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系；
（四）案卷内档案材料和案卷的整理，参照《山东省文书档案工作规范》执行；
（五）名人档案中的照片、影片、录像带、录音带的整理，参照国家规范执行。
第十四条 市档案馆应成立专家组对征集到的名人档案进行鉴定审查。

第四章 保 管
第十五条 名人档案的保管期限应确定为永久。
第十六条 烟台市档案馆内设名人档案库，专门保管全市名人档案。
第十七条 烟台市档案馆应定期检查名人档案的保存状况，对破损、变质的档案及时修复或复制。
第十八条 档案部门应建立名人档案数量、质量统计制度，每年对档案的接收、调阅等情况进行登记、统计。

第五章 权益与责任
第十九条 名人档案形成者或捐赠者有权了解名人档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。
第二十条 名人档案形成者或捐赠者须将新形成或新发现的档案资料，及时送交市档案馆，保持名人档案资料的完整与安全。

第六章 利 用
第二十一条 档案形成者或捐赠者要求保密或限制使用的，市档案馆将严格按照接收、捐赠手续或寄存协议，在对外提供利用时进行保密或限制使用；上述手续、协议中无明确保密或限制使用条款的，市档案馆将按国家规定向社会提供利用。
第二十二条 利用名人档案的单位和个人，应当确保档案完整与安全，不得拆取卷内文件，不得在案卷上涂改、批注、加字、勾画和剪裁，不得私自复制。
第二十三条 名人档案的利用形式：
（一） 向有关单位提供名人档案；
（二） 与有关单位或个人联合开展名人档案学术研究；
（三） 配合宣传教育及其他纪念活动，举办名人档案展览；
（四） 为专家、学者的研究提供咨询与服务。

第七章 奖励与处罚
第二十四条 市档案馆对在名人档案工作中做出显著成绩，或者捐献重要、珍贵档案的，应依据《中华人民共和国档案法》的规定给予奖励，并颁发证书。
第二十五条 对故意损毁、涂改、伪造或者擅自复制、提供、公布、出卖名人档案的责任人员，根据档案的价值、数量和情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》和《山东省档案条例》的规定给予处罚。造成损失的，应当按照规定赔偿损失。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第八章 附 则
第二十六条 本办法由烟台市档案馆负责解释。
第二十七条 本办法自颁发之日起施行。